5 tips para trabajar MEJOR con tus proveedores de bodas

 Más del 90% de los problemas y retrasos en los montajes es por problemas con los proveedores de bodas… 

Pues sí y no:  ciertamente  trabajar con un grupo nutrido  de proveedores hace que la labor del wedding planner se intensifique y éste se convierta en un gran director de orquesta y como en toda orquesta si algo falla no es culpa del violín o del cello, sino de toda la orquesta… y aquí por supuesto que es problema del wedding planner.

La mayoría de los buenos proveedores quieren lo mismo que nosotros: que su trabajo luzca, que le guste a los novios y se quede en la mente de los invitados.  Muchos proveedores tienen años en su oficio y han participado en cientos de bodas, sin embargo, como bien lo sabes, cada boda y cada pareja es única y las condiciones de su celebración también lo son.

Cuando ya estamos acostumbrados a trabajar con un equipo de proveedores los resultados se notan de inmediato: todo es más rápido y eficiente… Pero la verdad es que no siempre nos toca trabajar con esos grupos de trabajo virtuosos, muchas veces nos toca trabajar con proveedores desconocidos y aquí es donde muchos wedding planners bajan la guardia.

Al contrario, cuando trabajas con un equipo nuevo o con un integrante nuevo, ya se proveedor, planner o locación tenemos que irnos con especial cuidado, paso a paso sin obviar nada.  Y me refiero a:

1.- Evaluación eficiente del proveedor: no importa si ya la pareja lo contrató, si viene en el “paquete” del lugar o si es tu amigo… Hay factores de éxito que comprueban que puede hacer un buen trabajo y esto es: revisando sus trabajos pasados, checando referencias, entrevistándolos en persona y verificando su reputación en goggle, entre muchos otros.

2.- Establecer canales de comunicación claros: no todo es WhatsApp por favor, la regla de oro en la organización de bodas es “todo por escrito”, pero el correo electrónico funciona mucho mejor, recuerda que es un medio de dos vías, si tu solo envías correos no quiere decir que la otra persona los está leyendo o entendiendo, necesitas generar una conversación y acuerdos.  Si no consigues respuesta, pasa al siguiente punto.

3.- Agenda reuniones efectivas: dentro de tu plan de seguimiento, agenda reuniones rápidas pero efectivas, establece una minuta y procura que el proveedor te de su punto de vista, hagan una lista de acuerdos finales que confirmarás por email.

4.- Las muestras hablan y ayudan mucho:  Siempre es mejor ver las cosas antes del día B, procura que puedan ver antes muestras del trabajo, avances del material, revisar juntos renders o croquis, diseñar juntos planes B si las cosas se complican, es un trabajo en equipo.

5.- Crear juntos el cronograma:  de montaje, pregunta sus requerimientos, su opinión, platícale sobre los avances con otros proveedores con quien tendrá relación directa ese día, en este momento es bueno que les presentes a quienes trabajarán juntos para facilitar la comunicación y el trabajo ese día.

 Una pobre comunicación, determinado por  “suponer que ellos saben lo que digo”  -y a veces lo que pienso- es el inicio de la pesadilla  de la boda.

 

La comunicación por escrito que disipa dudas y que ayuda en la comprensión de lo que quiere el cliente y lo que necesitamos los productores que suceda ese día… se trata de utilizar un sistema eficiente y tener la disciplina para comunicarnos con nuestros proveedores de manera clara, comprensible y directa.

Se trata de trabajar con nuestros proveedores como realmente son: nuestros socios en el proyecto de bodas de cada pareja, esto es lo que hace que mejore el desempeño de nuestras bodas y por supuesto la memorabilidad positiva.

¿Estamos listos ya para estos cambios virtuosos?

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